Organizar Eventos

Los actos publicos -desde conferencias a mitines o actos para recaudar fondos- son una excelente forma de dar a conocer una idea, ayudar a activistas y futuros activistas a colaborar y atraer la atencion de la prensa. Incluso despues de su finalizacion, un acto deliberado puede allanar el camino para futuros trabajos e inspirar a personas de todo el mundo.

¿Qué Tipo De Acto Se Debe Organizar?

The events you organize have a lot to do with who you are, your objectives, and your capacity to prepare. Regardless of the event, consider setting clear expectations beforehand.

TIPO DE EVENTO	DESCRIPCIÓN	OBJETIVOS POSIBLES	CONSIDERACIONES Y COSTES
Encuentro local	Una reunión pública informal para debatir un tema. Un taller educativo, un grupo de lectura o simplemente un espacio para socializar con personas de ideas afines.	Creación de redes; Educación pública; Participación de la comunidad	Organización del evento; Resolución de conflictos; Coste de los suministros; Coherencia del evento
Concentración, manifestación o Protesta	Una gran reunión pública para hacer oír su mensaje. A veces con oradores, carteles y folletos.	Compromiso de la comunidad; Atención de los medios de comunicación	Resolución de conflictos; Atención médica; Coste de los suministros; Observadores jurídicos; Permisos; Tiempo
Fiesta	Reuniones para crear vínculos sociales, con escasa programación oficial.	Recaudación de fondos; Creación de redes	Coste de los suministros; organización del lugar; entretenimiento
Vigilia	Suele ser un acto nocturno solemne para subrayar la gravedad de un asunto.	Apoyo de la comunidad; atención de los medios de comunicación	Meteorología; Relaciones con la comunidad
Conferencia, Debate, Panel	Un pequeño número de ponentes deconstruye cuestiones complejas para un público más amplio.	Educación pública; Compromiso de la comunidad	Limitaciones del lugar; Promoción del acontecimiento; Investigación de los participantes
Concierto, instalación artística, lectura de libros	Atraiga a los amantes del arte y a la prensa local promocionando a artistas que aborden sus temas.	Creación de redes; Educación pública; Compromiso de la comunidad; Atención de los medios de comunicación	Limitaciones del lugar; Promoción del acto; Coste de los suministros; Investigación de los participantes
Proyección de películas y debate	Proyección de una película sobre sus temas, seguida de un debate interactivo o un panel, dependiendo del tamaño de la reunión.	Creación de redes; Educación pública; Participación de la comunidad	Limitaciones del lugar; Promoción del evento; Posiblemente una licencia para la proyección.
Participar como asistente en actos y conferencias	A menudo, los grandes eventos acogen a grupos para que se unan y promocionen su propio trabajo...	Creación de redes; Compromiso comunitario	Coste de los suministros; Permiso del anfitrión del acto; Intereses de los asistentes

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Publicite Su Acto

El exito de su evento depende de lo bien que lo promocione. Pruebe estas tacticas para garantizar el exito de su evento.

En linea

• Envia un correo electronico a las organizaciones locales o a los periodistas que creas que podrian querer asistir.
• Promocion regular como parte de su estrategia de medios sociales.
• Publique el acto en calendarios en linea. Tenga en cuenta los periodicos, las redes sociales y los servicios de listas de eventos mas utilizados en su zona.
• Pongase en contacto con las listas de correo de la comunidad, envie una nota a la lista sobre su evento, pidiendo a los demas que participen y ayuden a promocionarlo. Incluya una invitacion que pueda difundirse.

Fuera de linea

• Los folletos pueden ser una buena forma de correr la voz, sobre todo si te encuentras en zonas densamente transitables, como un campus universitario, el centro de una ciudad o un nudo de comunicaciones. Tambien son utiles para distribuirlos en eventos similares.
• Publiquelo en los calendarios de la comunidad local. Puede ser en un periodico local o en tablones de anuncios publicos de establecimientos como cafeterias y librerias.
• Si se trata de una gran manifestacion, puedes dedicar unas semanas a visitar en persona a las organizaciones locales y pedirles que participen.
• En los actos de mayor envergadura, tambien es importante contar con una de estrategia de difusion en los medios de comunicacion antes del evento, por lo que conviene ponerse en contacto con la television y la radio locales.
• Un ponente de renombre puede utilizar su plataforma para atraer a muchos asistentes.

Preparación Del Evento

Organización Del Lugar De Celebración

El lugar en el que se celebre su evento determinara el mismo, e introducira nuevas limitaciones logisticas y materiales. La duracion, la privacidad, los costes, la accesibilidad y el tamaño del acto variaran incluso en lugares publicos o similares. En el caso de actos comunitarios y sin animo de lucro, muchos lugares pueden ofrecer precios mas flexibles si lo solicitas, y algunas instituciones, como iglesias y bibliotecas, no cobran nada.

RSVPs y Entradas

¿Necesita cobrar por el acceso, obtener informacion sobre los asistentes, enviar recordatorios o simplemente obtener un recuento? Ten claro cual es tu objetivo a la hora de hacer planes y selecciona una plataforma de RSVP adecuada. Ten en cuenta que estas plataformas suelen hacer un seguimiento de los usuarios, por lo que pueden ser inapropiadas para actos delicados como una protesta.

Protección De Datos

A la hora de decidir la logistica del evento, revise como se comparte la informacion de los asistentes. Esto puede abarcar desde la gestion de las direcciones de correo electronico en una hoja de inscripcion hasta la exigencia de un documento de identidad para entrar en el lugar elegido. Siempre que sea posible, reduzca al minimo la cantidad recopilada y tenga un plan sobre como proteger o eliminar esta informacion. Para obtener consejos, consulta Autodefensa frente a la vigilancia.

Programa

En los actos de mayor envergadura, es esencial que los organizadores y los participantes tengan un horario claro para que el acto siga adelante. Este horario puede ser diferente del orden del dia o del programa publico, sobre todo si hay que prever tiempo para preparar o ultimar detalles de ultima hora. Intente incluir un margen de tiempo adicional en el programa del acto para que, si algo lleva mas tiempo del previsto, pueda terminar a tiempo.

Configuracion Audiovisual

Cuanto mas compleja sea la configuracion de audio o video, mas tiempo reservara para la configuracion y la resolucion de problemas. Reserva tambien algo de tiempo adicional para hacer pruebas con el presentador, de modo que este preparado para utilizarlo todo. Lo ideal es que un organizador se encargue de esta configuracion y que cree un plan de emergencia en caso de que estas herramientas dejen de estar disponibles, lo que puede incluir la cancelacion del evento.

Folletos

Elabore folletos de una o dos paginas que pueda entregar a los asistentes y que ofrezcan una vision general del tema, una declaracion clara de su postura e informacion sobre como pueden ponerse en contacto con los organizadores y unirse a la lucha. Utiliza un lenguaje breve y graficos atractivos para ofrecer una vision general del tema y un enlace a recursos mas detallados.

Swag/Merch

Si dispone de presupuesto, las pegatinas, los pins y otros pequeños pero utiles folletos son excelentes formas de que los asistentes muestren su apoyo despues del acto y, posiblemente, dirijan a un publico mas amplio hacia su causa.

Suministros Médicos

En el caso de eventos de mayor envergadura y mas conflictivos, conviene asegurarse de que se dispone de suministros medicos basicos e incluso de un medico in situ.

Licencias De Medios

Considera si necesitas una licencia para el uso de audio, video o fotografias para tu evento, o si podria estar cubierto por el uso justo.

Documentar El Evento

Una de las cosas mas importantes que puedes hacer es documentar tu evento. Identifique a un organizador para que se centre en hacerlo durante el evento, ya que puede olvidarse facilmente cuando se esta inmerso en el trabajo.

Política De Conservación Y Destrucción

Una precaucion util antes de documentar tu trabajo es establecer una politica escrita sobre el tiempo que se conservara determinada informacion. Aunque tu grupo quiera tener un archivo solido, se prudente sobre lo que se guarda y durante cuanto tiempo. Conservar demasiada documentacion o material de archivo dificulta su uso posterior y puede entrañar riesgos para la privacidad. Ante una demanda legal de esta informacion inedita y posiblemente sensible, un proceso de destruccion claramente documentado puede limitar las acusaciones de que se esta eludiendo el cumplimiento de la normativa.

Consejos Sobre Documentación

Fotos

Antes del evento, posiblemente en su acuerdo comunitario establezca expectativas claras y realistas en torno a la fotografia.

• Los actos privados pueden contar con un fotografo especializado y ofrecer a los participantes la posibilidad de indicar su consentimiento para las fotos con una insignia o pegatina.
• Los actos publicos de mayor envergadura deben dejar claro si se pretende hacer fotos y como se van a utilizar.
• Las fotos ayudan a la estrategia de medios sociales de su organizacion celebrando su trabajo y señalando claramente que esta activo. Tambien pueden ayudar a su estrategia de medios de comunicacion, ya que los periodistas pueden utilizar sus fotos publicamente disponibles cuando cubren su trabajo.
• Una licencia Creative Commons deja claro a todo el mundo que permisos tiene para utilizar estas fotos. Puedes elegir una licencia de su sitio y aplicarla a tus fotos-EFF utiliza la mas permisiva, CC BY, para casi todo.

Video

Los videos tienen ventajas similares a las fotos, pero suelen requerir mas tiempo de preparacion antes de compartirlos.

• Las charlas y los paneles deben editarse en su parte oral y visionarse una vez para detectar cualquier problema. Si los hay, puede intentar solucionarlos o simplemente cortar esos segmentos.
• Este control de calidad es aun mas importante en grabaciones dinamicas, como en una manifestacion o una protesta. Ademas de estas cuestiones, deberas tener mas cuidado con lo que se capta en el encuadre, incluso en segundo plano. Es esencial hacer el esfuerzo de difuminar los rostros o editar el contenido potencialmente sensible.
• La mayoria de los espectadores deciden si van a terminar de ver un video en pocos segundos, asi que intenta incluir una introduccion convincente.
• El video accesible requiere un poco mas de trabajo, pero lo hace mas util para todos. Tomese su tiempo para asegurarse de que los subtitulos son correctos y considere si añadir voz en off podria facilitar la escucha.

Audio

El audio tiene consideraciones similares a las del video, pero puede resultar mas comodo para los participantes. Las grabaciones de audio de calidad pueden compartirse como podcast, video con imagenes relacionadas o transcribirse posteriormente por escrito.

Transmision en directo

La retransmision en directo de eventos puede aumentar drasticamente el alcance y la accesibilidad de su trabajo. Sin embargo, a diferencia de una grabacion de video, no puedes confiar en la edicion para hacerlo accesible y preservar la privacidad. Por lo tanto, debes dedicar mas tiempo a probar el livestream antes del evento y dejar muy claro cuando y donde se esta grabando.

• Considera la posibilidad de utilizar una luz o señal para indicar si se esta grabando. Tambien puedes utilizar indicadores visuales, aunque solo sea cinta adhesiva, para marcar lo que esta dentro y fuera del encuadre.

Escrito

Una de las formas mas sencillas de documentar tu trabajo es dejar constancia por escrito. Dependiendo de que otros registros lleves y de tu estrategia en redes sociales puedes:

• Documente una cronologia de los acontecimientos. Esto es especialmente importante para las concentraciones y protestas publicas, en cuyo caso puede ser conveniente contar con un observador legal formado. Pero para cualquier acontecimiento, una cronologia sencilla facilitara la redaccion posterior.
• Anote citas convincentes y resumenes de las opiniones expresadas. Son utiles para citarlas mas tarde, o pueden compartirse inmediatamente en las redes sociales "tuiteando en directo" los actos. Asegurate de consultar a los oradores antes de citarlos publicamente.
• Un breve blog o una publicacion en las redes sociales despues de un acto, sobre todo si se combina con otras grabaciones, da a su trabajo una narrativa clara y hace que sea mas facil compartirlo con simpatizantes y medios de comunicacion. Tambien tienes una excusa para volver a promocionar tu tema compartiendolo en las redes sociales.